Indkøb af IT udstyr og telefon

Som udgangspunkt får man som fast ansat en standard pakke af IT-udstyr, som består af skærm, bærbar pc, tastatur/mus, docking station. Har man særlige krav til ydeevne, bedes dette specificeret. Det er muligt at vælge en Mac-løsning i stedet, hvis man arbejdsmæssigt er afhængig af dette eller i forvejen er vant til den løsning. Man skal være opmærksom på, at der med visse systemer er problemer med Mac-integrationen.

Ved indkøb af udstyr findes der 2 forskellige slags indkøb.

1. indkøb ud over standardudstyr og
2. indkøb af standardudstyr

For begge gælder det at der skal oprettes en rekvisition i EVITA på indkøbet

1. Indkøb ud over standardudstyr

• Medarbejder skal oprette en indkøbsordre i EVITA.
• Det undersøges om varen er på lager i forvejen, eller om den kan lånes af et af instituttets LABs.
• Hvis dette ikke er tilfældet, sendes ordren til godkendelse hos sektionsleder, sekretariatschef eller institutleder.
• Når rekvisitionen er godkendt, modtages rekvisitionen af indkøbsmedarbejderen.
• Varen indkøbes, og rekvisitionsnummer påføres bestillingen.
• Når varen leveres til indkøbsansvarlig, registreres varen, (hvis det er påkrævet) og udleveres efterfølgende til medarbejderen.
• Hvis udstyr udleveres fra lager eller lånes fra LAB, ændrer den indkøbsansvarlige rekvisitionen
  • Beløb = 0 kr.
  • Status = Faktureret og sendt til betaling
  • Kommentarfelt = Udleveret fra lager / lånt fra LAB

NB! PC indkøbt direkte til bruger, afhentes hos IT.

2. Indkøb af standardudstyr

• Medarbejder skal oprette en indkøbsordre i EVITA.
• Når rekvisitionen er godkendt af den regnskabsansvarlige (eller stedfortræder), modtages rekvisitionen af indkøbsmedarbejderen.
• Varen indkøbes hvis den ikke er på lager, og rekvisitionsnummer påføres bestillingen.
• Når varen leveres til indkøbsansvarlig fra leverandøren, registreres varen, (hvis det er påkrævet) og udleveres efterfølgende til medarbejderen.
• Hvis udstyr udleveres fra lager eller lånes fra LAB, ændrer den indkøbsansvarlige rekvisitionen
  • Beløb = 0 kr.
  • Status = Faktureret og sendt til betaling
  • Kommentarfelt = Udleveret fra lager / lånt fra LAB

NB! PC indkøbt direkte til bruger, afhentes hos IT.

Som ikke fast ansat, er det muligt at låne en bærbar pc for en kortere periode. Ved behov kan man henvende sig til Dorte Froulund i Aalborg eller Anna Perez i Sydhavnen, som kan hjælpe med udlånet. 

Læs mere om proceduren for bestilling her.

IT standardpakke

Kontrol af aflevering af IT-udstyr for medarbejdere der fratræder