ANNUUM (IKKE PH.D.)
Hvis man har annuum (Professor, Lektor, Adjunkt/Postdoc), skal man overholde disse regler. Dette sikrer dels at annuum understøtter vores strategi, dels at de faktisk bruges.
PLA-annuum-regel:
Der er 2 ansøgningsperioder pr. år. Henholdsvis 1. januar til 29. februar samt 1. marts til 10. juni. Ikke disponerede midler overgår herefter til instituttet/sektionerne til disponering.
Det vil fortsat være muligt at ændre disponeringerne i løbet af året efter aftale med sektionsleder
PH.D.-ANNUUM
Man har som Ph.d.-studerende ofte et samlet annuum på 60.000 kr. for alle indskrivningsår tilsammen, men vær opmærksom på at der kan være indgået aftale om et andet beløb.
Som Ph.d.-studerende har du selv ansvar for at holde styr på hvor stort dit annuum er.
ANNUUM LISTER
Du vil selv kunne følge dit forbrug vedr. annuum i Evita. Du er velkommen til at spørge Tina Jessen om udskrifter, men husk at det er dit eget ansvar at holde styr på hvor meget du bruger, så beløbet ikke overskrides.
INDKØB
Følgende oplyses, hver gang du bestiller/køber noget:
- Reference: Dit navn
- EAN-nr. (5798000420922)
- kontostreng til annuum eller projekt (omkostningssted + projekt nr. + stedkode + analyse nr.)
Når du bestiller mad i kantinen, skal du videresende ordrebekræftelsen eller anden dokumentation til rekvisition-kultur@ikl.aau.dk med følgende oplysninger:
- Anledning, sted, dato, deltagere (husk navn på institution/virksomhed, hvis ikke de er fra AAU)
- Kontostreng til projekt (omkostningssted + projekt nr. + sted kode +analyse nr.)
Hvis du er i tvivl om din kontostreng, er du velkomment til at kontakte Tina Jessen, tje@ikl.aau.dk. Hvis det et projekt som skal betale, tag da fat i din sekretær, konsulent eller hvem, du plejer at kontakte.
Vi skal have fakturaen vedr. dine køb senest 15. december, for at kunne garantere, at den kommer med i indeværende regnskabsår. Så få sikret dig at dette sker ved køb sidst på året.
SKI-AFTALER
Som statsinstitution er vi underlagt de indkøbsaftaler, der er indgået for stat og kommuner. Det vil sige, at du ikke selv må bestille f.eks. telefoner, computere (skal altid bestilles via Anna Maria Martinez Perez, ammp@ikl.aau.dk (København) og Dorte Froulund, dhf@ikl.aau.dk (Aalborg).
Hvis vi ikke benytter disse aftaler, kan de forhandlere, der er lavet aftaler med, i værste fald kræve erstatning. Husk du derfor ikke vil kunne få refunderet evt. udlæg, hvor du har købt uden om SKI-aftalerne, medmindre du kan dokumentere, hvorfor det har været nødvendigt at købe netop dette produkt hos denne forhandler. Der må ikke uden tilladelse købes IT-udstyr fra annuum.
Du kan læse mere om, hvem der er indgået SKI-aftaler med på http://www.ski.dk, http://www.intranet.okonomi.aau.dk/indkobsaftaler eller kontakte økonomiteamet.
KONFERENCER
Når du skal tilmeldes en konference og har brug for at få betalt konferencegebyret kan dette gøres på flere måder:
- Du kan selv lægge ud, og afregne i RUS2 (rejseafregningssystemet). Du kan evt. få et forskud på dette, som også laves i RUS2.
- Få en faktura (kun udenlandske, danske skal modtages elektronisk), som sendes på mail til Tina Jessen, tje@ikl.aau.dk, der sender den til betaling i hovedkassen.
REJSE- OG UDLÆGSAFREGNINGER
Der ligger vejledning til systemet på rejsekontorets hjemmeside.
Når du laver rejsen, scannes bilagene og vedhæftes og så skal den sendes til godkendelse.
Hvilken godkender skal I sætte på?
Undervisning på studierne skal fremsendes fra underviserne til følgende:
- LOOP, MOC, KREA, MLP, MPL, MDO, Master i it: Malene Karmisholt
- LFP, OL, ILOO: Janice Vester
- CCG, Turisme, Engelsk; Internationale Studier, Sidefag i Kulturforståelse; UniTysk: Melanie Rosendahl Antonsen
- International Virksomhedskommunikation, Dansk, Anvendt filosofi: Patricia Have
Vedr. projekter, så skal de sendes til den projektsekretær, som er tilknyttet projektet
Resten/driften: sendes til Kim Grøn eller Tina Jessen
Kelds bevillinger: sendes til Susanne Aarup
Sektion A + B´s bevillinger: Kim Grøn
Sektion C + D's bevillinger: Tina Jessen
Sektion E's bevillinger: Anna Maria Martinez Perez
På rejsekontorets hjemmeside kan du læse alt som er værd at vide om bestilling af rejser, rejseforsikring samt afregning af rejser/udlæg.
I AAU håndbogen er der ligeledes en detaljere Instruks til Rejse- og udlægssystemet (RUS) http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/5842
Rejseafregninger skal sendes til godkendelse senest 10 arbejdsdage efter hjemkomst.
Udlæg skal sendes til godkendelse senest 10 arbejdsdage efter, de er foretaget.
Anvendelse af forskningsgruppeannuum
Ansøgningsprocessen for VIP annuum, trin for trin