Hvis det er en ekstern gæst som kommer på besøg, så bestiller og lægger gæsten selv ud for rejseomkostningerne. Værten skal sørge for at gæsten får nedenstående skrivelse pr. mail. Alle bilag uploades i eForms af gæsten selv. Når I skriver til gæsten, så sørg for at Kim Grøn også får beskeden, samt konteringen hertil.
https://aau.oess.dk/apex/f?p=105:1:12110042715327
Kære ......
Jeg fremsender hermed en lille vejledning til, hvordan du indtaster dine oplysninger for at få refunderet udgifterne via eForms.
Til afregningen bruger Aalborg Universitet eForms. Der findes både en dansk og en engelsk version.
Klik på linket og opret indberetning. https://aau.oess.dk/apex/f?p=105:1:12110042715327
På side 1 - skal du skrive dine personlige oplysninger og tilhørsforhold til AAU f.eks. censor.
På side 2 - under institut/afdeling skal du vælge: 16. Kultur og Læring
Side 3 - skal udfyldes med periode og begrundelse: forklaring til din rejse
Side 4 - er vedr. betalingskonto.
Side 5 - er samtykkeerklæring.
Side 6 - er kvitteringen for indberetningen.
Herefter modtaget vi en mail, og kan godkende udlæggene i eForms.
Du er velkommen til at kontakte Kim Grøn, hvis der skulle opstå spørgsmål.
Information and guidelines for eForms:
Dear ……,
We hereby send you a small guide on how to enter your information to get the expenses reimbursed via eForms.
For settlement, Aalborg University uses eForms. There is a Danish and English version (click the top right to get the English version).
Click the link and create a report: https://aau.oess.dk/apex/f?p=105:1:12110042715327
On page 1: Enter your personal information and affiliation with AAU.
On page 2: under department, select: 16. “Kultur og Læring” (Culture and Learning)
Page 3: must be filled in with period and justification: explanation for your journey.
Page 4: is about payment account
Page 5: is declaration of consent
Page 6: is the receipt for the report
We then receive a notification and can approve the expenses in eForms.
You are welcome to contact Kim Grøn if you have any questions.
Hotel
Regningen skal sendes til:
AAU
Institut for Kultur og Læring
Kroghstræde 3
9220 Aalborg Ø
EAN: 5798000420922
Husk at sende ordrebekræftelsen til IKL - rekvisition rekvisition-kultur@ikl.aau.dk med oplysninger hvad du har bestilt og til hvem og hvorfra regningen skal betales.
Hvis det IKKE er studiet eller et projekt, der skal betale, skal du desuden oprette en EVITA rekvisition
Ansvarlig for sidens indhold: Kim Grøn