Når du har fået en bevilling

Tillykke med at du har fået en bevilling – husk at fortælle det til projektteamet!

Ved projektopstarten er der en del administrative ting, der skal håndteres og aftales nærmere. Det hjælper projektteamet naturligvis med, så kontakt derfor hurtigst muligt én af medarbejderne i projektteamet. For administrativ support fra projektteamet kan du henvende dig til projektadministratorer Helle Aarup Høeg (haah@ikl.aau.dk), Helle Weiergang (weier@ikl.aau.dk), eller Nancy Raakjær (ner@ikl.aau.dk).

På instituttet anser vi projektforløb som en fælles aktivitet, hvor det at få lavet gode samarbejdsaftaler mellem projektleder og projektteamet angående administrationen af projektet giver de bedste betingelser for at lykkes. Når du har fået en ny bevilling, sender projektteamet en velkomstmail, der overordnet orienterer om de ting inden for kontrakt, økonomi og projektadministration, det typisk er vigtigt at forholde sig til ved projektopstart.

Et af de første skridt er ofte at få lavet en aftale med bevillingsgiver, så samarbejdet er beskrevet. Projektteamet koordinerer her kontakten med AAU’s jurister, så materialet kommer på plads.

Projektteamet inviterer dig derudover til et opstartsmøde, hvor vi taler nærmere om, hvordan vi sammen håndterer den administrative side af projektet, og hvad der er behov for at få afklaret angående det administrative set-up i samarbejdet mellem projektleder og projektadministrator. Her kommer man også omkring emner som budgettering og budgetopfølgning, eventuelle ansættelser, timeregistrering, rejser og indkøb, eventuel afrapportering mv.

Har du behov for ansættelse af nye medarbejdere på projektet, er første skridt at afklare med din projektadministrator, hvad der er til rådighed i budgettet til nyansættelser på projektet. Kontakt herefter din sektionsleder for den videre aftale om nyansættelse. Sektionsleder giver efterfølgende HR-afdelingen besked (de forestår ansættelsen).

Har du spørgsmål vedr. ansættelsesregler samt -vilkår, skal du kontakte instituttets HR-medarbejdere Jane Bak Andersen eller Mette Hvillum (hr-kultur@ikl.aau.dk).

I forskningsprojekterne er det vigtigt at have styr på forskningsdata og især eventuelle persondata. AAU’s GDPR-enhed er her en væsentlig sparringspartner ift. at hjælpe dig i arbejdet med at få det nødvendige overblik, vise omsorg for de data, der behandles i dit projekt og være med til at sikre, at reglerne bliver overholdt.

For information om GDPR og hjælp til, hvordan man behandler og opbevarer persondata, se venligst AAU’s persondatahjemmeside www.persondata.aau.dk med relevante guides, kontaktoplysninger mv.

Har du brug for viden om, hvordan du sikkert kan opbevare dine forskningsdata, kan du søge hjælp hos CLAAUDIA Research data services, https://www.claaudia.aau.dk/. CLAAUDIA dækker en lang række ydelser inden for forskningsinfrastruktur og rådgiver dig gerne med henblik på at finde den rigtige opbevaringsløsning til netop dit projekt.

Husk at søge om forskningsetisk godkendelse før forskningsaktiviteten påbegyndes

Fra 1. maj 2023 blev det obligatorisk at søge om forskningsetisk godkendelse ifm. alle nye forskningsaktiviteter på AAU, der rejser forskningsetiske spørgsmål. Vær opmærksom på, at anmeldelsen til Forskningsetisk komité skal ske før forskningsaktiviteten påbegyndes, og at sagsbehandlingen skal ligeledes skal være afsluttet, før forskningsaktiviteten kan påbegyndes – læs mere her om sagsbehandlingstider og ansøgningsfrister og om behandlingsprocessen her.

Her finder du link til at anmelde forskningsaktiviteten; det første step er en screening af, om forskningsaktiviteten er anmeldelsespligtig. Er den ikke det, modtager du en kvittering og skal ikke foretage yderligere.

Vurderes forskningsaktiviteten anmeldelsespligtig via screeningen, folder anmeldelsesskemaet sig ud, og du bliver bedt om at svare på yderligere spørgsmål, hvorefter komitéen vil behandle anmeldelsen.

retningslinjer for håndtering af data fra danmarks statistik og etablering af ssh-netværk

For at sikre en god og sikker praksis for håndtering af data fra Danmarks Statistik på SSH, har en arbejdsgruppe, med repræsentanter fra de relevante SSH-institutter, udviklet retningslinjer for håndtering af data fra Danmarks Statistik. Dette vil kun være relevant for et fåtal af instituttets forskere, men det er til gengæld vigtigt, at man er opmærksom på retningslinjerne, hvis man er en af de forskere, der arbejder med data fra Danmarks Statistik.

De nye retningslinjer indebærer, at forskere der arbejder med data fra Danmarks Statistik fremover skal gennemføre et sikkerhedskursus. Dette gælder både nye og eksisterende brugere. Eksisterende brugere beholder deres adgang, men med en forventning om, at man gennemfører kurset snarest muligt. Derudover indføres der ”gatekeeping” ift. visse typer af materiale, dvs. en forventning om, at  materialet revideres af en kollega inden hjemsendelse.

For at understøtte implementeringen af retningslinjerne og udviklingen af en god praksis på SSH, udpeges der samtidig en Danmarks Statistik-datamanager på de institutter, der kontinuerligt arbejder med data fra Danmarks Statistik. Disse indgår i et fakultetsnetværk, som bidrager til udvikling af - og opfølgning på understøttende aktiviteter og retningslinjer på SSH. Netværket yder samtidig rådgivning og støtte til forskere fra institutter uden en Danmarks Statistik-datamanager, dvs. institutter, hvor der kun i begrænset omfang arbejdes med data fra Danmarks Statistik. Kultur og Læring er et af de institutter, hvor man vurderer, at behovet for en Danmarks Statistik-datamanager er minimalt. Derfor skal man på nuværende tidspunkt henvende sig til fakultetets netværk for rådgivning. Der følges løbende op på behovet for en lokal funktion på instituttet, så henvend jer gerne til institutledelsen eller projektteamet, hvis I oplever, at behovet for support ikke kan imødekommes via fakultetets netværk. CALDISS (SSH’s digitale data- og metodelaboratorium) er indgang til netværket: https://www.caldiss.aau.dk/kontakt/.

Det er muligt at komme i kontakt med den nye kommunikationsafdeling AAU KOM ved at henvende sig til komikl@adm.aau.dk.

Her kan man få hjælp til fx formidling via hjemmeside, sociale medier, presse, events og debat mv. Henvendelser læses af instituttets primære kontaktperson, hvorefter opgaverne fordeles ved AAU KOM og løses af de specialiserede teams med henblik på SoMe-nyheder, presseomtaler osv.