Skal du planlægge en større aktivitet, konference eller seminar, tilbyder eventteamet støtte til alle de faser der er i forbindelse med planlægning af aktiviteter. Husk at afholdelse af arrangement skal forhåndsgodkendes af sektionsleder.
Eventteamet (Anna Maria Martinez Perez og Dorte Froulund) skal inddrages så tidligt som muligt når en aktivitet/konference/seminar skal planlægges.
Det er vigtigt at du altid kontrollerer i Aktivitetskalenderen, at der ikke er sammenfald med andre planlagte arrangementer.
OPGAVER I ETABLERINGSFASEN
I samarbejde udarbejdes internt budget
Eventteamet vil spørge ind til:
- Hvem er ansvarlig (Der kan være flere ansvarlige, men så er hver person ansvarlig for et område)
- Dato og tid: Hvornår?
- Sted: Hvor skal arrangementet afholdes? Aalborg, København?
- Størrelse: Hvor mange deltagere forventer man?
- Interne el. eksterne deltagere: Er det kun for interne eller er der også eksterne deltagere?
- Deltagergebyr: Skal deltagerne betale deltagergebyr?
- Medfinansiering/finansiering: Hvem betaler?
- Gratister/ikke betalende deltagere/ Keynotes
OPGAVER I planlægningsFASEN
Når budgettet er på plads, tages der løbende stilling til nedenstående opgaver:
- Kontakt til interne AAU-organer (Kommunikation, materiale, facillity mv.)
- Dagligt regnskab (rejseafregninger, betaling af faktura mv.)
- Budgetopfølgning
- Der oprettes en Konferencehjemmeside
- Håndtering af papers og abstract
- Aktivitetskalenderen: Arrangementet skal lægges i Instituttets aktivitetskalender, også for at sikre at der ikke er planlagt andre arrangementer på samme tid.
- Bookning af konferencevenue/lokaler: Hvor og hvor mange lokaler, mødelokaler, grupperum skal der bruges?
- Skal der bruges studentermedhjælp? (ved 25 deltagere eller flere, skal der påregnes en studentermedhjælp afhængig af type arrangement)
- Studenter hjælp, ulønnet, ved overværelse af keynote
- Program
- Annoncering: Hvor, hvor meget?
- Tilmelding: Hvordan skal den foregå?
- Betaling: Webshop til betaling af deltagergebyr?
- Overnatning, transport mv.: Hvem skal overnatte og skal vi stå for det?
- Honorar: Hvem skal have honorar?
- Forplejning: Hvad, hvor, hvor tit?
- Materiale: Hvad skal der bruges (merchandise, papir, kuglepenne, osv)?
OPGAVER I AFSLUTNINGSFASEN
Når konferencen er afsluttet, opgøres forbruget og regnskabet afsluttes.
NYTTIGE LINKS
► Aalborg Universitets konferencenetværk (konferenceguide)